Produktentstehung

Der Produktentstehungsprozess (PEP) soll eine standardisierte Abarbeitung der Projekte zur Entwicklung von Neuprodukten, Anlagen und Maschinen gewährleisten.

Der Produktentstehungsprozess (PEP), oftmals auch unter Produktrealisierungsprozess, Produktentwicklungsprozess, Produktindustrialisierungsprozess oder NPI-Prozess (New Product Implementation) bekannt, beschreibt den Weg von der Produktidee bis zur Serieneinführung eines Produktes. Er beschreibt sämtliche Aktivitäten, welche notwendig sind um ein Produkt entsprechend seinen Anforderungen zu entwickeln und es unter qualitativen Rahmenbedingungen produzieren und letztlich liefern zu können.

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Mathias Pflügl

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Der PEP hat seinen Ursprung in der Automobilindustrie und leitet sich vom VDA-Reifegradmodell ab. Zusätzlich orientiert er sich sehr stark am APQP-Modell (Advanced Product Quality Planning). Er strukturiert den simultanen Ablauf der Produkt- und Prozessentwicklung, sowie die Implementierung des Fertigungsprozesses in die Produktionsumgebung inklusive der Betreuung des Produktions- und Lieferhochlaufs.

Die Ausprägung des PEPs kann unternehmensspezifisch stark variieren und hat unterschiedliche Anknüpfungspunkte im Prozessmodell. So kann es sein, dass der PEP eine starke Verschränkung mit dem Innovationsprozess, dem Vorentwicklungs- oder Konzeptentwicklungsprozess aber auch mit dem Vertriebsprozess hat. Im Auslauf kann es zu starken Verschränkungen mit dem Produktionsprozess kommen.

Der Produktentstehungsprozess orientiert sich an einem Phasenmodell dessen Prozessphasen zumeist von Prozess- oder Quality Gates unterteilt werden.

Der PEP hat die Eigenschaft, dass er fast alle Unternehmensbereiche einer entwicklungsorientierten Organisation involviert. Er bildet einen zentralen Leitfaden für die gesamte Entwicklungsorganisation und bildet sehr viele Schnittstellen zu Unternehmensfunktionen aber auch zu anderen Hilfsprozessen, was zugleich eine der größten Herausforderungen darstellt.

In den meisten Prozesslandkarten steht der PEP im Zentrum des Prozessmodells.

Folgende Prozesse haben üblicherweise direkte Schnittstellen zum PEP.

Konzept- bzw. Vorentwicklungsprozess
Vertriebs- und Angebotsprozess
Produktionsprozess
Projektmanagementprozess
Produktentwicklungsprozess
Änderungsmanagementprozess
Beschaffungsprozess
Produktfreigabeprozess
Supply-Chain Prozess

Wir von der IQX GROUP fordern die Entwicklung solcher standardisierter Produktentwicklungspläne für alle stark „projektorientierten Unternehmen“. Dabei haben wir jedoch schon oft beobachtet, dass ein Produktentstehungsplan, der ausschließlich auf Meilensteine ausgelegt ist, gewisse Risiken beinhaltet und am Ende die Projektziele oft nicht erfüllt werden.

Von uns beobachtete Ursachen:

Der Status der zu berichtenden Ergebnisse an den Meilensteinen wird lange mit „grün“ bewertet und dreht sich plötzlich kurz vor der Realisierung in „rot“
Die Zeitperioden zwischen den Meilensteinen sind zu lang und man erkennt potenzielle Defizite zu spät.
Das Projektteam beginnt viel zu spät an „Deliverables“ für den nächsten Meilenstein zu arbeiten.
Das Potential der wöchentlichen Projektabstimmungen als Treiber des Fortschrittes wird nicht genutzt à häufige Abstimmungsmeetings mit wenig „Mehrwert“ anstatt von Arbeitsmeetings mit konkreten Ergebnissen (z.B. Verwaltung von Open-Issue-Listen!)

Um diesen vier Ursachen entgegenzuwirken, sehen wir von der IQX GROUP „SPRINTS“ zwischen den Meilensteinen als eine sehr wichtige Komponente, die sich hervorragend in den klassischen Meilensteinplan integrieren lässt.

Sprints, die von agilen Methoden abgeleitet sind, sind kurze, zeitlich begrenzte Zeiträume, in denen eine bestimmte Reihe von Aufgaben oder Zielen erledigt wird.

So können Sprints einen Meilensteinplan effektiv unterstützen

1. Verbesserter Fokus und Priorisierung zwischen den Meilensteinen

Sprints unterteilen das Projekt in noch überschaubarere Teile, sodass sich die Teams innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens auf bestimmte Schlüsselaufgaben konzentrieren können.

Durch die Ausrichtung von Sprintzielen zwischen den Meilensteinen können Teams Aufgaben priorisieren, die für das Erreichen des nächsten Meilensteins bzw. für die gesamten Projektziele entscheidend sind. Dadurch ergibt sich auch eine überschaubare Anzahl von „Sprint Themen“. Es entsteht maximaler Fokus auf „kriegsentscheidende“ Projektinhalte.

2. Regelmäßige Fortschrittskontrollpunkte

Sprints bieten regelmäßige Intervalle zur Bewertung des „ehrlichen“ Fortschritts. Am Ende jedes Sprints überprüfen die Teams konkrete Ergebnisse, es wird überprüft was erreicht wurde. Dies trägt dazu bei, Abweichungen vom Plan frühzeitig zu erkennen.

Unser Ansatz ist, dafür die Standard-Projektabstimmungen zu nutzen. Dies bewirkt eine viel professionellere Vorbereitung für die (wöchentlichen) Projektabstimmung und füllt diese auch mit deutlich mehr Mehrwert.

Dieser häufige Überprüfungsprozess stellt sicher, dass Meilensteine methodisch angegangen werden und Anpassungen zeitnah vorgenommen werden können, um auf Kurs zu bleiben.

3. Verbesserte Anpassungsfähigkeit

Agiles Projektmanagement hat die Grundprinzipien schnell auf Veränderungen zu reagieren und stellt die Menschen und deren Zusammenarbeit in den Vordergrund. Im Laufe des Projekts können sich neue Informationen oder geänderte Anforderungen ergeben. Sprints ermöglichen es Teams, sich schnell auf diese Veränderungen einzustellen und das Vorgehen entsprechend anzupassen, ohne dass der gesamte Meilensteinplan entgleist. Diese Flexibilität stellt sicher, dass das Projekt an den Projektzielen und den Erwartungen der Stakeholder ausgerichtet bleibt.

4. Inkrementelle Bereitstellung und Validierung (der agile Regelkreis)

Durch die Bereitstellung von Arbeit in Inkrementen ermöglichen Sprints eine kontinuierliche Validierung etwaiger Fortschritte zu kritischen Themen. Jeder Sprint erzeugt ein potenziell lieferbares Produktinkrement, das von den Stakeholdern überprüft werden kann. Diese kontinuierliche Feedbackschleife stellt sicher, dass das Projekt die gewünschten Standards und Anforderungen erfüllt, wodurch das Risiko erheblicher Probleme an Meilenstein-Checkpoints verringert wird.

5. Verbesserte Zusammenarbeit und Motivation im Team

Das Sprint-Framework fördert die regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Tägliche Stand-ups, Sprint-Planung und Retrospektiven fördern eine Teamumgebung, in der die Teammitglieder ständig auf die wichtigen Projektziele ausgerichtet sind. Diese kollektive Anstrengung und regelmäßige Interaktion tragen dazu bei, die Motivation des Teams aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle auf die Meilensteinziele hinarbeiten.

6. Klare und messbare Ergebnisse in kurzen Abständen

Jeder Sprint gipfelt in einem greifbaren Ergebnis. , Mit agilen Methoden lässt sich somit eine Velocity ermitteln und die Performance des Projekteams wird messbar. Kombiniert mit einer objektiven Produktreifegradermittlung lässt sich ein ergebnisbezogener Projektfortschritt gegenüber definierten Vorgaben genau verfolgen und man kann sicherzustellen, dass das Projekt wie beabsichtigt voranschreitet. Es bietet den Interessengruppen (Projektauftraggeber, Kunde, Projektsteuerkreis, …) auch sichtbare und messbare Beweise für Fortschritte und erhöht Transparenz und Vertrauen.

Integration von Sprints in Produktentstehungsprojekte

Um die agile Methode der Sprints effektiv in klassische Projektpläne zu integrieren, sollten Sie die folgenden Best Practices der IQX EXPERTEN berücksichtigen:

Definieren Sie klare „Deliverables“ an den Meilensteinen

Legen Sie klare und erreichbare Meilensteine fest, die mit eindeutigen und messbaren „Deliverables“ verknüpft sind und mit den allgemeinen Projektzielen übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass die „Deliverables“ an den Meilensteinen dem Projektteam durchgängig bekannt sind und von allen verstanden werden.

Sprint Planning Alignment

Binden das Projektteam aktiv in die Sprintplanung ein. Dies stellt eine realistische Planung sicher und bewirkt, dass das Team die Verantwortung für die Zielerreichung übernimmt. Wählen Sie während der Sprint-Planung Aufgaben aus, die einerseits von hoher Bedeutung für den Projekterfolg sind und gleichzeitig zur Erfüllung der „Deliverables“ am nächsten Meilenstein beitragen. Vermeiden sie eine Vielzahl von Aufgaben in den Sprint-Modus zu heben – damit würde die klare Priorisierung der wichtigsten Themen wieder verloren gehen.

Standup Meetings, Sprint Reviews und Sprint Retrospektiven

Die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts innerhalb eines Sprints erfolgt über hochfrequente Standup Meetings. Sie erzeugen eine teaminterne Transparenz über Fortschritt, aktuelle Tätigkeiten und Probleme.

Am Ende eines Sprints (max. Dauer 1 Monat) wird ein Sprint Review abgehalten, in dem das Sprintergebnis den wichtigsten Stakeholdern präsentiert wird. Dabei bleibt der Fortschritt der wichtigsten Projektthemen ständig transparent im Auge und die Stakeholder können bezogen auf die wichtigsten Projektziele nachsteuern. Wenn sie eine Produktreifegradbewertung in das Sprint Review miteinbeziehen, erhalten sie regelmäßig eine objektive Bewertung des Fortschrittsgrads im Sinne der Produktrealisierung.

Bei der Sprint Retrospektive liegt das Augenmerk auf der Zusammenarbeit im Team und die Verwendung von Tools und Werkzeugen. Ziel ist es Verbesserungsmaßnahmen für den nächsten Sprint abzuleiten.

Vermischen sie diese drei unterschiedlichen Methoden nicht, da jedes Meeting einem unterschiedlichen Zweck dient.

Stakeholder-Engagement

Halten Sie Stakeholder auf dem Laufenden, indem Sie sie in Sprint-Reviews einbeziehen. Dadurch wird sichergestellt, dass ihr Feedback berücksichtigt wird und sie über den Fortschritt bei der Erreichung von Meilensteinen informiert sind.

Sprints unterstützen klassische Projektmanagement Meilensteinpläne perfekt, indem sie einen strukturierten, anpassungsfähigen und fokussierten Ansatz zur Erreichung der Projektziele bieten.

Durch die Nutzung der Stärken von Sprints – wie regelmäßige Fortschrittsprüfungen, Anpassungsfähigkeit, inkrementelle Bereitstellung und verbesserte Zusammenarbeit – können Projektteams sicherstellen, dass Meilensteine effizient und effektiv erreicht werden, was am Ende des Tages zum erfolgreichen Abschluss des Projekts führt.